makalah korespondensi

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Korespondensi

Korespondendi berasal dari kata Correspondence (inggris) atau Correspondentie (belanda) yang berarti hubungan yag terjadi antara piihak-pihak yang terkait. Jika didalam organisasi atau suatu lembaga, hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tertentu baik internal ataupun eksternal banyak dilakukan dengan menggunakan surat atau disebut dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi kemudia diartikan sebagai kegiatan surat menyurat. Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaiakan pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis kepada pihak lain. Pada umumnya, proses penyampaian pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis ini adalah secara tertulis, baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun dalam bentuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Purwanto, 2007)

Sedangkan surat sendiri adalah suatu alat untuk menyamapaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri mauapaun jabatan dalam organisasi. (Johariah, 2004)

Menurut Drs. I. G. Wursanto dalam bukunya teknologi perkantoran 1 dalam (Johariah, 2004), surat dapat diartikan sebagai berikut :

1.    Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.

2.    Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.

3.    Surat adalah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.

Selain itu surat-menyurat atau korespondensi merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam menunjang operasionalisasi suatau organisasi atau kantor.Surat menyurat adalah suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya suatu pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya. (Johariah, 2004)

B.    Fungsi dan Pentingnya Korespondensi dalam manajemen Kelembagaan Pendidikan

Sebelum masuk pada pentingnya korespondensi dalam manajemen kelembagaan pendidikan, kita perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai apa fungsi surat sebagai alat kegiatan korespondensi, Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor maka surat berfungsi sebagai(Johariah, 2004) :

1.    Tanda bukti tertulis yang otentik

Surat digunakan untuk pembuktian bila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh surat perjanjian, surat jual beli, surat kuasa, surat tanah atau bangunan kantor dan sebagainya.

2.    Pedoman

Surat dapat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak. Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan.

3.    Alat pengingat atau berfikir

Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama. Misalnya surat-surat yang diarsipkan

4.    Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat

Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan.

Sedangkan dalam sumber lain, dapat dikatakan bahwa fungsi umum surat adalah sebagai alat komunikasi tak langsung atau tidak tatap muka. Fungsi khususnya dapat dikemukakan sebagai berikut:

1.    Sebagai alat dokumentasi

Surat berfungsi sebagai alat dokumentasi apabila surat dijadikan sebagai alat pemberitan atau pengumpulan bukti-bukti ataupun keterangan. Biasanya surat dijadikan sebagai alat dokumentasi apabila terjadi perselisihan atau perbedaan pendapat antara dua pihak, misalnya suatu instansi dengan instansi lain, antar suatu instansi dengan seseorang, antara seseorang dengan orang lain, dan sebagainya. Seurat sering dijadikan sebagai pemberian bukti adalah surat nikah, surat keterangan lahir, surat perjanjian dan sebagainya.

2.    Sebagai alat pengingat

Surat dapat dijadikan alat pengingat hal-hal yang telah terlupakan atau yang telah lama. Misalnya, untuk penyelesaian suatu masalah, pegawai kantor sering harus membuka kembali arsip yang berhubugan dengan hal yang berkaitan dengan masalah itu karena pemimpin atau pegawai kantor telah lupa akan hal itu. Fungsi surat sebagai pengingat lebih banyak dimanfaatkan dan lebih terasa di kantor besar dari pada di kantor kecil. Hal ini disebbkan kantor besar mempunyai volume pekerjaan yang lebih besar dari pada yang dikantor kecil. Dengan volume pekerjaan yang relatifbesar, dikantor besar lebih banyak terdapat surat masuk dan surat keluar. Karena itu, isi surat-surat sering terlupakan dan terpaksa dicari dan diambil dari kearsipan apabila muncul masalah yang berkaitan dengan isi surat itu.

3.    Sebagai bukti historis

Kehidupan manusia berkembang terus. Karena itu, perubahan-perubahan dalam kehidupan manusia selalu terjadi. Dlam perkembangannya sebuah perusahaan, misalnya, tentu mengalami perubahan dari masa ke masa. Kalau pihak tertentu ingin mengatahui perubahan-perubahan dalam perusahaan itu (maju-mundurnya perusahaan itu), maka dia dapat menggunkan surat-surat tertentu sebagai sumbernya, baik surat-surat lama maupun surat-surat tertentu yang masih relatif baru. Sebab surat-surat itu banyak yang merupakan rekaman keadaan perusahaan itu pada masamasa tertentu sehingga dapat diketahui perubahan-perubahannya dari masa ke masa. Jadi, surat-surat dapat dijadikan sebagai bukti historis dari perkembagan kehidupan manusia.

4.    Sebagai Pedoman Pelaksanaan Pekerjaan

Pejabat instansi sering menggunakan surat sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan bagi para pegawai. Penggunaan surat sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan bertujuan agar semua kegiatan, baik di dalam maupun di luar instansi, dapat terlaksana dengan lancar dan baik. Selain itu, beban pejabat pun menjadi ringan karena dia tidak harus selalu memberi petunjuk kepada bawahanya secara tatap muka. Surat yang berfungsi sebagai pedoman pelaksnaan pekerjaan biasanya dibuat dalam bentuk surat edaran atau instruksi, surat keputusan, nota tugas, dan lain lain.

5.    Sebagi Duta Penulis

Karena keterbatasan waktu dan kesibukan yang tidak dapat dihindarkan, penulis sering menggunkan surat sebagai duta atau wakilnya untuk menyampaikan maksud dan keinginannya sebagai pembaca surat. sebgai duta penulis, surat dianggap mencerminkan keadaan mentalistas, jiwa dan kondisi penulisnya.

Setelah memahami peran dan fungsi surat sebagai alat dalam kegiatan korespondensi, maka dapat diketahui bahwa peran korespndensi dalam kegiatan manajemen secara umum adalah:

1.    Menciptakan surat yang baik dan jelas

Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penuliasan sebagai surat masih banyak terjadi. Misalnya susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar dan lain-lain.

2.    Menciptakan kerja sama yang baik

Perusahaan tidak dapat mencari tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Piak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.

3.    Menyebarkan kegiatan

Tidak semua orang yang ada dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar.

Dari peran korespondensi secara umum tersebut, lebaga pendidikan memiliki kebutuhan yang sama akan adanya sistem komunikasi yang baik antar bagian secara internal lembaga maupun antara lembaga dengan pihak luar baik sesama lembaga pendidikan maupun lembaga non pendidikan, sehingga peran korespondensi tersebut juga berlaku sama pada lembaga pendidikan.