BAB
II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Korespondensi
Korespondendi berasal dari kata Correspondence (inggris) atau Correspondentie (belanda) yang berarti
hubungan yag terjadi antara piihak-pihak yang terkait. Jika didalam organisasi
atau suatu lembaga, hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tertentu baik
internal ataupun eksternal banyak dilakukan dengan menggunakan surat atau
disebut dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi kemudia diartikan
sebagai kegiatan surat menyurat. Korespondensi merupakan salah satu bentuk
komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaiakan pesan-pesan bisnis maupun
nonbisnis kepada pihak lain. Pada umumnya, proses penyampaian pesan-pesan
bisnis maupun nonbisnis ini adalah secara tertulis, baik dalam bentuk surat,
memo, proposal, agenda, maupun dalam bentuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Purwanto,
2007)
Sedangkan surat sendiri adalah suatu
alat untuk menyamapaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat
oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri mauapaun
jabatan dalam organisasi. (Johariah, 2004)
Menurut Drs. I. G. Wursanto dalam
bukunya teknologi perkantoran 1 dalam (Johariah, 2004), surat dapat diartikan sebagai berikut
:
1.
Surat
merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi
keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.
2.
Surat
adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain
dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.
3.
Surat
adalah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi
atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
Selain itu surat-menyurat atau
korespondensi merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam menunjang
operasionalisasi suatau organisasi atau kantor.Surat menyurat adalah suatu
kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya suatu
pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan,
pemberitahuan, dan sebagainya. (Johariah, 2004)
B. Fungsi dan Pentingnya Korespondensi
dalam manajemen Kelembagaan Pendidikan
Sebelum masuk pada pentingnya
korespondensi dalam manajemen kelembagaan pendidikan, kita perlu mengetahui
terlebih dahulu mengenai apa fungsi surat sebagai alat kegiatan korespondensi,
Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor maka surat berfungsi sebagai(Johariah, 2004) :
1.
Tanda
bukti tertulis yang otentik
Surat
digunakan untuk pembuktian bila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau
pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh surat
perjanjian, surat jual beli, surat kuasa, surat tanah atau bangunan kantor dan
sebagainya.
2.
Pedoman
Surat
dapat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak.
Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan.
3.
Alat
pengingat atau berfikir
Surat
dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama.
Misalnya surat-surat yang diarsipkan
4.
Duta
atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat
Surat
sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern
dari organisasi yang bersangkutan.
Sedangkan dalam sumber lain, dapat
dikatakan bahwa fungsi umum surat adalah sebagai alat komunikasi tak langsung
atau tidak tatap muka. Fungsi khususnya dapat dikemukakan sebagai berikut:
1.
Sebagai
alat dokumentasi
Surat
berfungsi sebagai alat dokumentasi apabila surat dijadikan sebagai alat
pemberitan atau pengumpulan bukti-bukti ataupun keterangan. Biasanya surat
dijadikan sebagai alat dokumentasi apabila terjadi perselisihan atau perbedaan
pendapat antara dua pihak, misalnya suatu instansi dengan instansi lain, antar
suatu instansi dengan seseorang, antara seseorang dengan orang lain, dan
sebagainya. Seurat sering dijadikan sebagai pemberian bukti adalah surat nikah,
surat keterangan lahir, surat perjanjian dan sebagainya.
Surat
dapat dijadikan alat pengingat hal-hal yang telah terlupakan atau yang telah
lama. Misalnya, untuk penyelesaian suatu masalah, pegawai kantor sering harus
membuka kembali arsip yang berhubugan dengan hal yang berkaitan dengan masalah
itu karena pemimpin atau pegawai kantor telah lupa akan hal itu. Fungsi surat
sebagai pengingat lebih banyak dimanfaatkan dan lebih terasa di kantor besar
dari pada di kantor kecil. Hal ini disebbkan kantor besar mempunyai volume
pekerjaan yang lebih besar dari pada yang dikantor kecil. Dengan volume
pekerjaan yang relatifbesar, dikantor besar lebih banyak terdapat surat masuk
dan surat keluar. Karena itu, isi surat-surat sering terlupakan dan terpaksa
dicari dan diambil dari kearsipan apabila muncul masalah yang berkaitan dengan
isi surat itu.
3.
Sebagai
bukti historis
Kehidupan
manusia berkembang terus. Karena itu, perubahan-perubahan dalam kehidupan
manusia selalu terjadi. Dlam perkembangannya sebuah perusahaan, misalnya, tentu
mengalami perubahan dari masa ke masa. Kalau pihak tertentu ingin mengatahui
perubahan-perubahan dalam perusahaan itu (maju-mundurnya perusahaan itu), maka
dia dapat menggunkan surat-surat tertentu sebagai sumbernya, baik surat-surat
lama maupun surat-surat tertentu yang masih relatif baru. Sebab surat-surat itu
banyak yang merupakan rekaman keadaan perusahaan itu pada masamasa tertentu
sehingga dapat diketahui perubahan-perubahannya dari masa ke masa. Jadi,
surat-surat dapat dijadikan sebagai bukti historis dari perkembagan kehidupan
manusia.
4.
Sebagai
Pedoman Pelaksanaan Pekerjaan
Pejabat
instansi sering menggunakan surat sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan bagi
para pegawai. Penggunaan surat sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan bertujuan
agar semua kegiatan, baik di dalam maupun di luar instansi, dapat terlaksana
dengan lancar dan baik. Selain itu, beban pejabat pun menjadi ringan karena dia
tidak harus selalu memberi petunjuk kepada bawahanya secara tatap muka. Surat
yang berfungsi sebagai pedoman pelaksnaan pekerjaan biasanya dibuat dalam
bentuk surat edaran atau instruksi, surat keputusan, nota tugas, dan lain lain.
5.
Sebagi
Duta Penulis
Karena
keterbatasan waktu dan kesibukan yang tidak dapat dihindarkan, penulis sering
menggunkan surat sebagai duta atau wakilnya untuk menyampaikan maksud dan
keinginannya sebagai pembaca surat. sebgai duta penulis, surat dianggap
mencerminkan keadaan mentalistas, jiwa dan kondisi penulisnya.
Setelah memahami peran dan fungsi
surat sebagai alat dalam kegiatan korespondensi, maka dapat diketahui bahwa
peran korespndensi dalam kegiatan manajemen secara umum adalah:
1.
Menciptakan
surat yang baik dan jelas
Dalam
kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penuliasan sebagai surat masih banyak
terjadi. Misalnya susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca
tidak benar dan lain-lain.
2.
Menciptakan
kerja sama yang baik
Perusahaan
tidak dapat mencari tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain, perusahaan
perlu menjaga komunikasi dengan baik. Piak lain akan mendukung terciptanya
kerja sama yang baik.
3.
Menyebarkan
kegiatan
Tidak
semua orang yang ada dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang
terjadi antara perusahaan dengan pihak luar.
Dari
peran korespondensi secara umum tersebut, lebaga pendidikan memiliki kebutuhan
yang sama akan adanya sistem komunikasi yang baik antar bagian secara internal
lembaga maupun antara lembaga dengan pihak luar baik sesama lembaga pendidikan
maupun lembaga non pendidikan, sehingga peran korespondensi tersebut juga berlaku
sama pada lembaga pendidikan.